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            高效工作有三个巧方法

            2019-01-23  聚贤给

            文/姜小喵

            网上流传着这样一个小故事,有人曾经问过撒切尔夫人,你每天日理万机又是怎样将所有工作处理得井井有条的,撒切尔夫人说,“其实没什么诀窍,我只是将每天应做的工作列出来,然后一条条划去而已。”

            这段话有三个关键点:规律、计划与执行。


            01
            规律:工作之前先系统化你的工作习惯

            如果你是一个职场有人心,便会发现那些总是将“忙”挂在嘴边,但是工作成效又不显著的人的办公桌总是堆满了各式各样的工作文件,混乱不堪。可能因为一天的事情很多,同时一个人要跟好几个项目,而这几个项目又分为若干个事项。

            于是想着,既然都是要处理的,干脆将工作资料都铺满在桌子上,拿取方便。

            结果你会发现,根本一点都不方便,总是有种被所有工作包围,无论做哪一件都会被另外一件工作的旁枝末节所影响,根本无法专心做好一件事情。

            就好有这么一个医生。医生是著名的医生,很受人尊敬,因此找他看病的人络绎不绝。于是乎大家都去找他,把他的办公室围得严严实实,你一言我一语地开始介绍病情。结果他一天都深受其扰。没办法很专心的做好每一件事情。为什么呢?因为同时有很多个问题需要他来回答,他的思路根本理不清。

            如果你的办公桌,你的工作资料都井然有序,那你的工作效率一定不低。要将工作项目档案处理好,依据使用的频率来整理你的文件,你最常用的东西应该在你的手边,随手可取。

            古语有云:“一室之不治,何以天下家国为?”(译文:连一间屋子都不打扫,怎么能够治理天下呢?引申义:从一点一滴的小事开始积累,才能做成一番大事业。)

            所以别小看归类整理文件这个好习惯。

            纵有千头万绪,总得要捋出个条理与步骤来。

            一次只做一件事情,并且要做好这件事情。

            首先就把当下重要且紧急的工作文件放在办公桌的中心位置。你今天什么事情都不做,只盯着这件事情去做。优先处理。然后就把那些有时间节点的事情逐一按照顺序排列,或者下一工作日或者下一周、下个月需要做的事情都安排好;将相关的文件分门别类地安置在不同的文件夹中。这些文件,用色彩管理也好,用编号管理也好,我们给他排个队,定个轻重缓急。这样我们就做到干完一件事情,然后有目的地做下一桩事情。

            小喵有位同事,是个诗词爱好者。她的文件管理用的就是毛主席诗词中的名句“赤橙黄绿青蓝紫,谁持彩练当空舞”。

            赤橙黄绿青蓝紫,重要优先的工作用赤色,以此类推。

            小喵自己有个简单的方法, ABC法则。


            将工作按照以下标准分成三大类型:


            A型:重要紧急。——今天必须做,优先为1。


            B-1型:紧急但是不重要.—— 今天应该做,顺序为2。


            B-2型:重要不紧急,工作周期大于2天。—— 今天应该做,顺序为3。


            C型:既非重要亦非紧急的日常工作。—— 今天可以做,顺序为4。

            基本上,我们每天的工作日常都是A+B+C的混合。这种三种类型的工作时间都要平衡分配。



            02
              执行:工作要以结果为导向

            工作绩效包含两部分:一是做了什么;二是产出了成果,绝大多数情况下第二点比第一点重要。

            企业运营的原始动力肯定是利润,那么在组织里面看重的是你能为组织和企业带来什么样的成果,而不是说你一天为公司付出了多少时间。

            比方说我是一个销售经理,上司给我的任务是一天里要拜访十个客户。这不是说一天要从八点钟开始,然后干到六点钟准时下班。如果你只需要花到三个小时,就可以完成公司分配给你的任务,那是你的能干之处。上司和公司层面会觉得你是一个高效的人。很有潜力。很多人会评价自己一天说,哦,我今天真的很努力很辛苦啊。从九点钟开始一直马不停蹄的,连屁股都没沾过凳子,甚至连水都没喝多少,一直忙到下午6点钟,甚至还加班加到八九点钟。但是你要让他去总结这一天的工作成果的话,他又说不出所以然,断断续续听下来都是一些琐碎零散的事情,没有一个完整的成果体现。所以你可能真的搞错了方向,老板要的不是你的时间,而是你的工作成果。

            所以我们在职场中要秉承的一个核心就是,无论你做什么事情都一定要以结果为导向。往往衡量一个人的职场潜力不是说他的苦劳,他付出了多少时间,而是他的功劳,他的贡献价值。不要将你自己的工作辛劳甚至是加班加点挂在嘴边,老板会觉得你是一个低效而且啰嗦的人。

            职场中,常有人会有抱怨,为什么升职加薪的不是我?

            除了那些自己不能主导的因素外,不妨好好自问一下,我为公司创造了多少绩效?

            我离开了,公司可会有立竿见影的损失?

            如果都没有,那就收起抱怨,好好梳理自己的工作方式。

            不要觉得自己的岗位微末就不能创造效益。我公司的前台小妹,天天收发快递,将各家公司优劣做了一个对比表,每个月可为公司省下几百元。

            钱不多,但工作中的主观能动性好,被评上了个优秀员工。

            去年有家小企业想聘请小喵当管理顾问,最后在谈服务时间节点上无法达成一致。

            企业方的老板要求每周两个工作天坐班,按照公司的出勤制度执行。方便他随时可以找我谈工作。

            而小喵有正职在身,能提供的就是下班后的零碎时间以及每个月输出多少绩效目标给他。

            这就是彼此观念上的差异。

            有人觉得我请你,就是买你的时间;按照冰山原理,时间只是浮在水面上的显性现象,我们用人,其实真正要的是潜在水面下更大的横截面,冰山的底层——经验和思维。

            所以,我们务必时时检讨自己,是否将较多的时间和精力都放在关键少数事务上面并且输出了显效的结果,而不是浪费在无用无果的多数事务上。



            03
             计划:做好工作计划,锁定工作目标

            凡事预则立,不预则废。有计划,就等于明确了工作的方向和方法,就有了工作的标准的流程。就不会出现先射击后画靶子的情况,打到哪儿就算哪儿。

            无论你上司有无要求你做工作计划,作为一个好习惯,你自己都需要形成并坚持下去。

            人脑毕竟不是人工智能,很多时候忙起来总会忘记还有那些工作任务,特别是平日的工作通常都会涉及到很多的细节、工作的成果具有连续性,如果没有制订出具体的计划,很容易遗忘或忽略一些环节。一旦将这些环节写进计划书中,就可以明白指引到了某阶段要做哪些工作。

            工作如果光靠感觉而没有一个量化的指标,仅仅靠员工的自觉性来完成一项工作,很容易出现一些想象不到的偏差,比如:质量水平降低了,完成时间滞后了,材料浪费了等等。因此,制订好一个计划,按照计划的步骤、要求来完成一项工作,结果可能更令人满意,计划起到一种督促与监督的作用,预防和纠正执行过程中出现的偏差。

            制订工作计划的过程是个思考的过程,制订好工作计划以后,在心中基本上对某个项目已经心里有谱了,下面做起来就自然“水到渠成”了。即使是出现一些意外,其最后结果一般也不会有太大的差异。

            从日工作计划到周工作计划,月工作计划,年工作计划,每一份表格都是你工作过的痕迹,每一份工作计划表你都可以回顾以前做的计划中存在的不足,总结出一些经验,促使你不断地进步。每一次制订的工作计划都会比前一次好一些。以前制订的计划项目已经付诸实施或已经完成,可以从中总结出哪些方面好,哪些方面不好,因此,你在以后的工作中,就可以提前预防再次出现同类问题,让你做起事来得心应手。而且还能有效帮助你回溯自己的工作状态。

            写工作计划不是记流水账,完不成的计划,无法锁定结果的计划都是没有意义的计划。

            一份合格的工作计划,一定要有完成时间与可量化的工作目标。


            上三点,如果我们能坚持,那我们的成长速度就会优于其他人。

            ——END

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